¿Trabajas en eventos o tienes una empresa que se dedica a ello? Entonces sabrás que el panorama ha ido cambiando en los últimos años, y han tenido que adaptarse a las circunstancias. Es cierto que los eventos virtuales ganaron terreno durante la pandemia, pero ahora los eventos presenciales están regresando con fuerza. Pero… ¿Por qué elegir? Los eventos híbridos han llegado para quedarse, ofreciendo lo mejor de ambos mundos: la interacción presencial y la accesibilidad virtual. Hoy, en Tangram, te explicamos cómo tu marca puede aprovechar los eventos híbridos para maximizar el impacto y la participación de la audiencia.
¿Qué es un evento híbrido y cuáles son sus beneficios?
Un evento híbrido combina elementos de los eventos presenciales y virtuales. Mientras que una parte de la audiencia asiste físicamente, otra puede conectarse de forma remota, disfrutando de la misma experiencia en tiempo real. La clave es integrar ambos entornos de manera fluida, asegurando que los participantes, estén donde estén, se sientan conectados e involucrados. Hablemos ahora de los beneficios:
- Mayor alcance de audiencia: Con un evento híbrido, no estás limitado por la capacidad física del lugar. Las personas que no pueden asistir en persona por razones geográficas o de tiempo pueden unirse de manera virtual, lo que aumenta el alcance global del evento.
- Accesibilidad y conveniencia: La participación virtual facilita que más personas se unan desde cualquier lugar, eliminando barreras como los costos de viaje o las limitaciones de tiempo.
- Flexibilidad: Los asistentes pueden elegir cómo prefieren participar, lo que les da mayor libertad. Además, si grabas el evento, puedes ofrecer a los participantes acceso al contenido en diferido, lo que aumenta el valor del evento.
- Mejor retorno de la inversión (ROI): Los eventos híbridos suelen ser más eficientes en términos de costo, ya que puedes maximizar la asistencia sin la necesidad de aumentar considerablemente los gastos operativos.
¿Cómo planificar un evento híbrido?
Algunas ideas o pasos a seguir son:
- Define tus objetivos: Como en cualquier evento, lo primero es establecer qué quieres lograr. ¿Es un evento de lanzamiento, una conferencia, una formación? Establecer metas claras te ayudará a diseñar tanto la experiencia física como la virtual.
- Involucra a tu audiencia remota: Asegúrate de que la audiencia virtual no se sienta como un espectador pasivo. Usa encuestas en tiempo real, sesiones de preguntas y respuestas en vivo y chats interactivos para involucrarlos de manera activa.
- Optimiza la tecnología: La tecnología es la columna vertebral de cualquier evento híbrido. Desde una plataforma de transmisión en vivo confiable hasta herramientas de interacción como encuestas y chats en tiempo real, asegúrate de contar con las herramientas adecuadas para mantener a todos conectados.
- Diseña una experiencia coherente: Tanto para los asistentes presenciales como virtuales, la experiencia debe ser fluida. Coordina elementos como la transmisión de contenido en vivo, los materiales visuales, el acceso a conferencias y la calidad del sonido para garantizar una experiencia de alta calidad para ambos grupos.
Sin embargo, no debemos dejar de lado la tecnología, elemento clave para eventos híbridos. Podemos utilizar:
- Plataformas de transmisión en vivo: Herramientas como Zoom, Microsoft Teams o plataformas específicas para eventos como Hopin permiten a los participantes virtuales unirse sin problemas. Estas plataformas también ofrecen funciones como la creación de salas para networking o interacción directa con ponentes.
- Interactividad digital: Implementa encuestas, chats en vivo, y sesiones de preguntas y respuestas que incluyan tanto a los asistentes presenciales como virtuales. Esto asegura que todos se sientan parte de la acción, sin importar su ubicación.
- Realidad aumentada y virtual: Para crear experiencias inmersivas, puedes integrar elementos de realidad aumentada (AR) o realidad virtual (VR), permitiendo que los asistentes virtuales exploren stands o interactúen con contenido exclusivo.
Algunos retos a los que hacer frente
- Desafíos tecnológicos: La tecnología puede ser un aliado, pero también un reto, sobre todo para asistentes menos experimentados. Asegúrate de contar con un equipo técnico especializado que pueda gestionar la transmisión en vivo, el sonido y la interacción virtual sin problemas.
- Compromiso de la audiencia remota: Mantener la atención de los asistentes virtuales puede ser más difícil. Planifica actividades, contenido dinámico y pausas que mantengan su interés durante todo el evento.
- Costos y logística: Aunque los eventos híbridos pueden ser rentables, requieren una planificación cuidadosa para coordinar tanto los aspectos físicos como virtuales.
En Tangram somos especialistas en organización de eventos. Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
