La optimización de recursos y la eficiencia son los principales handicaps a los que se enfrenta cualquier empresa. Buscar un sistema que permita reducir gastos es algo primordial, especialmente en el momento en el que nos encontramos y por ello, controlar al máximo el gasto o externalizar funciones, se han convertido en la clave para muchas empresas, independientemente del sector en el que se muevan, puedan seguir adelante con menos gastos.
La comunicación impresa y producción gráfica en las empresas puede suponer un importante desembolso de dinero (entre el 2,4% y el 6,1% de la facturación) y con su externalización se seguirá ofreciendo el mismo servicio, pero a precios mucho más reducidos. Otro de los problemas es que la comunicación impresa y la producción gráfica no suelen ser visibles para cualquier alto directivo de una compañía dado que en la gestión de este apartado intervienen diferentes departamentos como pueden ser comunicación, compras, relaciones públicas, marketing, etc., algo que impide saber exactamente cuáles son los volúmenes económicos exactos que se han empleado.
Otro problema existente en los estos procesos es que intervienen muchas partes, encareciendo el proceso, lo que sumado a proveedores no adecuados, obsolescencia tecnológica o sistemas inapropiados hacen que la eficiencia se reduzca drásticamente. Por ello, cuando se externaliza esta clase de servicios en un único proveedor, las cosas cambian, pudiendo obtener un ahorro que se sitúa entre un 7,5% y un 30%, algo que no debe dejar pasar ninguna empresa.
Gracias a la externalización se consigue una mejor gestión en todo este apartado, proporcionando mayor calidad, productividad, competitividad y eficiencia, permitiendo que esta organización adoptada permita que los recursos internos puedan ser usados para tareas que supongan un valor añadido. Además aumenta la sensibilidad medioambiental donde se asegura el uso responsable de los materiales y técnicas sostenibles, tanto para la fabricación del papel como de las tintas, ganando más reputación corporativa.
Líneas de actuación
Como todo proceso, hay que seguir ciertas líneas como un programa de reducción de costes acelerada (RCA), donde se lleva a cabo un profundo diagnóstico de las características de los elementos y costes de ejecución existentes, con lo que se puede determinar el ahorro potencial. También ha de realizarse una consultoría de costes y procesos, donde se analizan todos los puntos que afectan a la rentabilidad de la comunicación impresa y producción gráfica, obteniendo un feedback de todo lo que se puede ahorrar en los procesos. La centralización de la comunicación impresa y la producción gráfica permite una correcta gestión y optimización de todos los pedidos, mejorando su eficiencia, flexibilidad y productividad.
Con ello se consigue un importante ahorro que puede llegar hasta un 30%, mayor flexibilidad, los costes fijos pasan a ser variables, los servicios de gestión e impresión ya no estarán obsoletos, se tiene un mayor control de las campañas de comunicación y marketing, con más efectividad y resultados, alcanzando también una mejora en lo referente a gestión y control de las compras y simplificar la cadena de abastecimiento con un menor número de proveedores a gestionar.
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