¿Alguna vez te has preguntado cómo se organiza un evento? ¿Cuáles son las distintas fases -o etapas- que lo componen? El evento final, es sólo una pequeña parte del proceso. Te contamos el paso a paso, desde la idea hasta la ejecución. ¡Sigue leyendo!
¿Cómo se organiza un evento?
En primer lugar, una vez que hemos decidido (o nos han contratado) la organización de un evento, debemos establecer una lista de objetivos. ¿Qué vamos a hacer? Puede ser un evento de presentación de producto, ponencias, presentaciones a prensa… Además, conviene comenzar a desarrollar un dossier o briefing, donde iremos volcando toda la información que vayamos recopilando y que iremos actualizando de forma constante.
En general, podemos dividir el proceso en tres fases:
- Antes del evento: La fase de pre-producción. Se trata de desarrollar el branding, elegir la sede, las fechas, etc. Debemos tener en cuenta multitud de factores: Por ejemplo, cómo desarrollar el diseño en función del tipo de evento, elegir los proveedores conforme a nuestras exigencias y presupuesto, que el lugar donde se celebre cubra nuestras necesidades o que las fechas sean las idóneas para que acuda el número máximo de personas, que los medios técnicos se adapten a las peculiaridades del lugar de celebración, etc. También puede empezar a promocionarse el evento.
- Fase de producción: Una vez visitada la sede y elaborado el diseño, será el momento de producir los materiales. Es decir, enviar la cartelería a imprenta, coordinar a los proveedores para el montaje de stands o zona de coffee si la hubiera, etc. Conviene reforzar la promoción del evento, de cara a alcanzar al mayor número de usuarios posible.
- Fase de ejecución del evento: El desarrollo del evento en sí mismo. Deberemos asegurarnos de que todo marcha según lo previsto. Podemos, incluso, hacer una transmisión del evento en directo, invitar a prensa o utilizar las redes sociales.
- Fase de postproducción: Incluye, por supuesto, el desmontaje, pero también un análisis posterior para comprobar si hemos alcanzado los objetivos que nos hemos marcado al inicio.
Estos son, a grandes rasgos, las fases de las que se compone la planificación de un evento. Lo idóneo es contar con profesionales de la organización que nos ayuden a llevarlo a cabo. Si necesitas ayuda, recuerda que en Tangram somos expertos y podemos ayudarte.
